3 aspects souvent oubliés de la planification d'un événement

1. Les plans d'urgence : Votre filet de sécurité caché

Pourquoi c'est crucial

Même les événements les plus méticuleusement planifiés peuvent connaître des perturbations inattendues. Sans plan d'urgence, vous risquez des cauchemars logistiques qui pourraient ternir l'expérience des participants. Une gestion efficace des risques est essentielle pour une exécution sans faille de l'événement.

Principaux domaines à couvrir :

• Perturbations météorologiques : Les événements en plein air nécessitent un plan de protection contre les intempéries, par exemple en prévoyant un lieu de secours à l'intérieur ou en fournissant des tentes.
• Défaillances techniques : Prévoyez toujours des microphones, des projecteurs et une assistance technique de secours.
• Annulations de dernière minute : Conservez une liste d'orateurs, d'artistes ou de vendeurs de remplacement qui peuvent intervenir en cas de besoin.
• Protocoles d'urgence : Si nécessaire, préparez-vous à des urgences médicales en disposant de trousses de premiers secours et de personnel médical sur place.

Conseil de pro : Mettez régulièrement à jour et testez vos plans d'urgence avant chaque événement majeur afin de vous assurer qu'ils restent efficaces.2. Accessibilité et inclusion : Un événement doit être accueillant et agréable pour tous les participants, quels que soient leurs capacités ou leurs antécédents.

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2. Accessibilité et inclusivité : Garantir une expérience accueillante

Pourquoi c'est crucial

Un événement doit être accueillant et agréable pour tous les participants, quels que soient leurs capacités ou leurs antécédents. L'accessibilité et l'inclusion améliorent l'expérience de l'événement tout en alignant votre marque sur la diversité et la responsabilité sociale.

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Principaux domaines à couvrir :

• Accessibilité physique : Choisissez des lieux équipés de rampes d'accès pour les fauteuils roulants, d'ascenseurs et de toilettes accessibles.
• Accommodements diététiques : Proposer diverses options de repas telles que des choix végétaliens, sans gluten, halal et adaptés aux allergènes.
• Communication inclusive : Utilisez un langage clair et simple dans les documents relatifs à l'événement et proposez des interprètes en langue des signes ou des sous-titres en temps réel pour les présentations.
• Considérations sensorielles : Créez des zones de tranquillité pour les participants souffrant de sensibilités sensorielles et fournissez des casques antibruit si nécessaire.

Conseil de pro : Recueillez les commentaires sur l'accessibilité des événements précédents afin d'améliorer continuellement les mesures d'inclusivité.

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3. L'engagement après l'événement : Maintenir l'élan

Pourquoi c'est crucial

L'impact d'un événement ne s'arrête pas au départ du dernier invité. L'engagement post-événement renforce les relations avec les participants, fidélise la marque et génère du buzz pour les événements à venir.

Principaux domaines à couvrir :

• Enquêtes de retour d'information : Utilisez des enquêtes en ligne pour recueillir des informations sur ce que les participants ont aimé et ce qui pourrait être amélioré.
• Suivi personnalisé : Envoyez des e-mails de remerciement et du contenu exclusif pour montrer votre appréciation.
• Engagement dans les médias sociaux : Partagez les faits marquants de l'événement, des vidéos et du contenu généré par les utilisateurs pour entretenir la conversation.
• Réutiliser le contenu : Transformez les images de l'événement en articles de blog, en études de cas ou en matériel de marketing pour étendre la portée de l'événement.

Conseil de pro : Créez un hashtag pour votre événement afin d'encourager le contenu généré par les utilisateurs et les discussions en cours sur les médias sociaux.