7 leçons tirées de l'organisation d'événements virtuels et hybrides

Commencez par ce que vous connaissez et construisez à partir de là

Si vous êtes novice en matière d'événements virtuels ou hybrides, la meilleure approche consiste à vous appuyer sur ce que vous savez déjà de la gestion d'événements. Les principes de base restent les mêmes : comprendre votre public, définir des objectifs clairs et créer des expériences significatives.

Cependant, ces formats s'accompagnent de considérations particulières. Les publics virtuels ont souvent besoin de sessions plus courtes et plus pointues pour rester engagés, tandis que les événements hybrides nécessitent une intégration réfléchie pour s'assurer que personne, que ce soit en ligne ou en personne, n'ait l'impression d'avoir été négligé. N'oubliez pas qu'il n'est pas nécessaire de tout maîtriser en même temps. Commencer par ce qui est familier et ajouter de nouveaux éléments au fur et à mesure peut rendre le processus plus facile à gérer.

Le rôle des experts : Ne pas faire cavalier seul

L'une des leçons les plus précieuses que nous avons apprises au cours des premiers jours des événements virtuels est l'importance de travailler avec des experts. Même en tant qu'organisateurs professionnels d'événements, le fait de s'associer à des spécialistes qui comprenaient mieux les outils que nous a fait une énorme différence.

De la sélection de la bonne plateforme à la résolution des problèmes techniques, l'accès à l'expertise nous a aidés à organiser des événements qui se sont déroulés sans problème et sans stress. Si vous ne savez pas par où commencer, des plateformes comme Hopin (aujourd'hui Rinc Central Events) et Zoom Events offrent des solutions conviviales pour la gestion d'événements virtuels et hybrides. Avec le temps, nous avons maîtrisé ces outils nous-mêmes, mais ces premières collaborations ont été d'une valeur inestimable. Si vous n'êtes pas sûr de vous, n'hésitez pas à faire appel à des experts qui vous guideront tout au long du processus : c'est un investissement qui portera ses fruits.

Le pouvoir de la technologie : Au-delà des appels Zoom

La pandémie a également permis à beaucoup d'entre nous de découvrir des outils et des technologies qu'ils n'avaient jamais utilisés auparavant. C'est à cette époque que nous avons commencé à explorer des possibilités telles que le métavers pour créer des expériences uniques et immersives. Même si tous les événements n'en ont pas besoin, il vaut la peine de réfléchir à la manière dont les technologies émergentes peuvent renforcer l'engagement et faire en sorte que votre événement se démarque.

Par exemple, les espaces de réalité virtuelle peuvent réunir des participants éloignés dans une "salle" commune, tandis que des applications interactives telles que Slido peuvent connecter des audiences à travers le monde. Mais n'oubliez pas que la technologie doit être au service de l'objectif de votre événement : il s'agit avant tout de créer des liens significatifs.

L'engagement, c'est tout

L'un des plus grands défis des événements virtuels et hybrides est de maintenir l'attention du public. Il est facile pour les participants virtuels de se laisser distraire ou de se sentir déconnectés de l'événement principal. C'est là que la créativité entre en jeu.

Les éléments interactifs tels que les sondages, les séances de questions-réponses en direct et les salles de discussion peuvent donner à votre public l'impression d'être impliqué. Des outils tels que Mentimeter ou Poll Everywhere sont parfaits pour une interaction en temps réel. Pour les événements hybrides, réfléchissez aux moyens de relier les deux publics. Un participant en ligne pourrait-il poser une question à laquelle répondrait un panel en personne ? Les participants virtuels et physiques pourraient-ils collaborer à une activité au moyen d'une application partagée ? Plus vous créerez de moments de connexion, plus votre événement sera mémorable.

Saisir les opportunités inattendues

L'hybridation ne consiste pas seulement à relever des défis, mais aussi à découvrir des opportunités inattendues. Avec les événements hybrides, vous pouvez réunir des personnes qui n'auraient pas pu participer autrement. Un conférencier international peut se joindre à un groupe de discussion depuis l'autre bout du monde. Un participant à distance peut entrer en contact avec d'autres personnes qu'il n'aurait jamais rencontrées en personne.

Certains de nos moments les plus gratifiants sont nés de ces connexions inattendues. En ouvrant les événements à des publics plus larges, les formats hybrides permettent aux surprises positives de se produire organiquement. Saisissez ce potentiel et laissez-le façonner la manière dont vous concevez votre événement.

N'oubliez pas le développement durable

Un autre avantage des événements hybrides est leur capacité à réduire l'impact environnemental des rassemblements. En proposant des options de participation virtuelle, vous pouvez réduire les déplacements et l'empreinte carbone de votre événement. Toutefois, il convient également de penser à la durabilité des éléments physiques de votre événement. Choisissez des lieux certifiés écologiques, utilisez des supports numériques plutôt qu'imprimés et réfléchissez aux moyens de réduire les déchets. Non seulement ces pratiques aident la planète, mais elles témoignent également de votre engagement en faveur de valeurs partagées par de nombreux publics.

Apprendre, évaluer et améliorer

Enfin, n'oubliez pas que chaque événement est une expérience d'apprentissage. Recueillez les commentaires de vos participants, analysez les données de participation et réfléchissez à ce qui a fonctionné et à ce qui n'a pas fonctionné. Les événements virtuels et hybrides vous permettent d'accéder à une multitude de données, de la participation aux sessions aux taux d'engagement. Utilisez des outils tels que SurveyMonkey pour recueillir des commentaires et affiner votre approche pour les événements futurs.

Partager les faits marquants, les enregistrements ou les principaux enseignements après l'événement est également un excellent moyen d'entretenir la conversation. Ces moments prolongent la durée de vie de votre événement et renforcent l'intérêt d'y participer.

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