Tout ce qu'il faut savoir sur le GDPR dans les événements

Garantir la conformité au GDPR est crucial lors de l'organisation d'événements, en particulier pour les ONG. Il ne s'agit pas seulement d'éviter les amendes, mais aussi d'instaurer un climat de confiance avec vos participants. Si votre organisation recueille des données personnelles, telles que des noms, des courriels ou des numéros de téléphone, le GDPR s'applique, même si votre événement a lieu en dehors de l'UE.

Besoin d'aide pour lancer votre événement ?

Qu'est-ce que le GDPR et pourquoi est-il important ?

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) protège la vie privée des citoyens de l'UE en leur donnant le contrôle de leurs données. Pour les organisateurs d'événements, cela signifie :

Clarté sur l'utilisation des données : Soyez transparent sur les données que vous collectez et pourquoi.
Consentement explicite : Obtenez un consentement clair et affirmatif avant de stocker ou de partager les données relatives aux participants.

La conformité au GDPR n'est pas seulement une question de légalité - elle témoigne du respect de la vie privée de vos participants et renforce leur confiance dans votre organisation.

Vous trouverez des informations détaillées sur le GDPR ici.

Collecter et utiliser les données de manière responsable

Lors de l'inscription des participants, ne recueillez que les informations essentielles. Par exemple, évitez de demander des détails personnels tels que la date de naissance, à moins que cela ne soit nécessaire. Si vous envisagez d'utiliser les données des participants à des fins de marketing futur ou de les partager avec des sponsors, veillez à obtenir un consentement explicite. Faites en sorte que vos formulaires de consentement soient simples, en utilisant des cases à cocher que les participants doivent sélectionner activement. Pour obtenir des conseils pratiques sur la gestion des données relatives aux événements, consultez le guide GDPR d'Eventbrite.

Transparence et consentement

La transparence est essentielle. Les participants doivent savoir comment leurs données seront utilisées et avec qui elles seront partagées. Incluez une politique de confidentialité claire sur votre page d'inscription à l'événement. En outre, les participants ont le droit de demander l'accès à leurs données ou d'en demander la suppression. Assurez-vous que vos systèmes sont prêts à gérer efficacement ces demandes. Pour plus d'informations, consultez le Conseil européen de la protection des données (CEPD).

Protection des données et gestion des violations

Pour protéger les données que vous collectez, utilisez des plateformes conformes au GDPR comme Stova, qui comprennent des fonctionnalités telles que le stockage crypté et la gestion du consentement. Il est également essentiel de former votre équipe aux bases du GDPR, en particulier si elle manipule des données lors d'inscriptions ou d'enregistrements.

Malgré tous vos efforts, des violations de données peuvent toujours se produire. Dans ce cas, vous devez en informer les autorités compétentes dans les plus brefs délais. La mise en place d'un plan d'intervention vous permet d'agir rapidement pour informer les participants concernés et prendre des mesures correctives. Pour obtenir de l'aide, consultez les lignes directrices relatives aux violations du GDPR.

‍

Télécharger le FICHIER

Conclusion

Le respect de la conformité passe par le respect de la vie privée de vos participants. La gestion responsable de leurs données favorise la confiance et crée une expérience positive. C'est un atout inestimable pour les ONG qui souhaitent entretenir des relations à long terme. Pour des ressources pratiques, consultez la liste de contrôle de la conformité au GDPR.

Pour obtenir de l'aide afin de rendre vos événements conformes au GDPR, contactez haca.studio pour des conseils personnalisés.

En savoir plus

Découvrez d'autres de nos revues, un trésor d'idées précieuses, de conseils pratiques et de tendances du secteur qui permettront à vos événements de passer à la vitesse supérieure.