Comment optimiser notre temps

1. Indispensable : outil de gestion de projet

Lorsqu'il s'agit de gérer efficacement des projets, Monday.com est notre outil de prédilection. Plus qu'un simple gestionnaire de tâches, il s'agit d'un hub central qui permet à l'ensemble de l'équipe de tout organiser et d'y accéder. Voici comment nous l'utilisons pour gagner du temps :

Un aperçu visuel clair : Monday.com offre une vue d'ensemble de tous nos projets. Grâce à des tableaux qui peuvent être personnalisés pour afficher les tâches, les calendriers et les progrès, il nous permet de voir exactement ce qui se passe et ce qui est en attente. Pour les événements, cela peut signifier tout suivre, des accords avec les fournisseurs aux publications sur les médias sociaux, le tout en un seul endroit.

Affectation des tâches et collaboration : Chaque tâche peut être attribuée à un membre spécifique de l'équipe, avec des délais, des descriptions et des fichiers joints. Cela permet d'éviter toute confusion quant à la responsabilité de chacun et de réduire le besoin de communication entre les membres de l'équipe. Par exemple, lors de la préparation d'un événement, nous attribuons des tâches telles que "Confirmer le traiteur" ou "Envoyer les invitations à l'événement" aux membres de l'équipe, afin que chacun connaisse ses responsabilités et ses échéances.

Automatisation des tâches répétitives : L'une des meilleures caractéristiques d'un outil de gestion de projet est la possibilité d'automatiser les tâches répétitives. Nous mettons en place des automatismes pour les actions de routine, comme l'envoi de rappels à l'approche des échéances ou le déplacement des tâches terminées dans la colonne "Terminé". Cela permet de réduire les suivis manuels et d'aider l'équipe à se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Pourquoi ça marche ? L'utilisation de ces outils permet d'organiser les projets, de déléguer efficacement les tâches et de rationaliser le flux de travail. Cela permet à l'ensemble de l'équipe de rester sur la même longueur d'onde sans avoir à se réunir constamment ou à envoyer des courriels. Cette clarté et cette organisation se traduisent par une utilisation plus efficace de notre temps, en particulier pendant la période agitée qui précède les événements.

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2. Notre meilleure pratique : Fixer des priorités grâce à une planification claire

L'une des pratiques fondamentales que nous prônons est l'établissement de priorités. Sans priorités claires, il est facile de se laisser happer par des tâches urgentes mais à faible impact, en laissant de côté les plus importantes. Voici comment nous nous assurons de toujours travailler sur ce qui compte le plus :

Commencez par une séance de planification : Au début de chaque projet ou événement, nous organisons une session de planification au cours de laquelle nous définissons toutes les tâches à accomplir. Nous identifions celles qui sont essentielles et fixons des priorités claires pour l'équipe. Par exemple, la réservation du lieu et la confirmation des orateurs principaux sont des tâches qui doivent être accomplies dès le début du processus, elles sont donc marquées comme des priorités absolues.

Limitez les réunions à ce qui est nécessaire : Nous avons tous participé à des réunions qui auraient pu être organisées par courriel, et il est essentiel que nous utilisions le bon outil au bon moment. Avant de programmer une réunion, nous nous demandons si le problème peut être résolu par un message rapide, un courriel ou un commentaire sur un document partagé. Lorsque nous devons nous réunir, nous faisons en sorte que les réunions soient courtes et ciblées, avec un ordre du jour clair et des résultats précis. Cette approche permet d'éviter de perdre du temps dans de longues discussions qui auraient pu être traitées plus simplement.

Communication asynchrone : Tous les membres de l'équipe ne sont pas disponibles en même temps, en particulier lorsqu'ils travaillent dans des lieux différents. Nous encourageons la communication asynchrone: les membres de l'équipe peuvent partager des mises à jour, demander des commentaires et obtenir un retour d'information sans avoir besoin que tout le monde soit en ligne en même temps. C'est particulièrement utile pour la planification de projets, où des boucles de rétroaction rapides sont souvent nécessaires.

Pourquoi ça marche ? Une hiérarchisation efficace permet de consacrer son temps aux tâches qui ont le plus d'impact. En s'attaquant d'abord aux éléments prioritaires, on évite le stress des bousculades de dernière minute et on peut maintenir un flux de travail régulier et ciblé. Cette approche facilite également la gestion des ressources de l'équipe, en veillant à ce que personne ne soit submergé par des tâches qui pourraient être traitées plus tard.

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3. Notre conseil essentiel : Automatiser partout où c'est possible

L'automatisation n'est pas réservée à l'informatique : elle permet de gagner énormément de temps dans le domaine de la communication et de la gestion d'événements. Notre principal conseil est d'automatiser autant de tâches routinières que possible, afin que l'équipe puisse se concentrer sur un travail plus précieux et plus créatif. Voici quelques exemples de ce que nous faisons :

Automatiser les publications sur les médias sociaux : Nous utilisons des outils de planification tels que Metricool pour planifier et programmer des posts sur les médias sociaux des semaines à l'avance. Cela signifie que nous pouvons préparer le contenu pour la promotion d'un événement bien à l'avance, et que les messages sont envoyés automatiquement, sans que personne n'ait à appuyer sur "post" tous les jours.

Automatiser les campagnes de courrier électronique : Pour les événements, les rappels par courriel, les invitations et les notes de remerciement peuvent être automatisés à l'aide de plateformes comme Mailchimp. En mettant en place ces campagnes dès le début, nous assurons une communication cohérente sans avoir besoin d'une saisie manuelle constante.

Mettre en place des automatismes de flux de travail : Des plateformes comme Monday.com et Slack proposent des automatisations simples qui nous font gagner du temps, comme l'envoi de rappels automatiques pour les échéances des tâches ou le déplacement des tâches vers différents tableaux une fois qu'elles sont terminées. Cela permet de s'assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet et que l'équipe n'a pas à perdre de temps avec des mises à jour de routine.

Pourquoi ça marche ? L'automatisation permet de gérer les tâches administratives répétitives qui peuvent prendre beaucoup de temps. En automatisant ces processus, nous réduisons la charge de travail de notre équipe, ce qui permet à chacun de se concentrer sur les aspects plus stratégiques et créatifs du projet. Cela garantit également la cohérence, car les tâches sont accomplies de la même manière à chaque fois, sans dépendre d'un effort manuel.

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