Maîtriser la phase de planification de la gestion d'événements (entretien avec Harold)
La gestion d'un événement est un processus à multiples facettes qui nécessite une attention particulière aux détails et une réflexion stratégique. Qu'il s'agisse d'une conférence à grande échelle ou d'une réunion d'entreprise intime, les événements réussis reposent sur une approche structurée. Chez haca.studio, nous décomposons le processus de gestion d'événements en cinq phases essentielles : Planifier, Organiser, Communiquer, Exécuter et Évaluer. Chaque phase joue un rôle essentiel pour garantir qu'un événement ne se contente pas de répondre aux attentes, mais les dépasse.
La phase de planification permet de jeter les bases de l'événement et d'élaborer la stratégie, le budget et les plans de gestion des risques. La phase d'organisation consiste à coordonner la logistique, depuis le choix du lieu jusqu'à la sélection des fournisseurs. La communication est essentielle tout au long du processus, mais elle est particulièrement cruciale pour garantir que toutes les parties prenantes sont alignées et informées. La phase d'exécution est celle où l'événement prend vie et où tout ce qui a été planifié est mis en œuvre. Enfin, la phase d'évaluation permet d'évaluer le succès de l'événement et de recueillir des informations en vue d'améliorations futures.
Aujourd'hui, nous nous entretenons avec Harold, expert senior en événements et communications de l'UE, pour explorer la phase de planification. Harold nous expliquera comment il aborde cette étape cruciale en s'appuyant sur le cercle d'or de Simon Sinek et comment elle conditionne la réussite globale d'un événement.
Commençons par les bases : comment aborder la phase de planification d'un événement ?
Harold : Merci. La phase de planification est absolument cruciale. Chez haca.studio, nous la considérons comme la base sur laquelle tout le reste est construit. Sans un plan solide, même les meilleures idées peuvent échouer. La première chose que nous faisons est de clarifier le "pourquoi" de l'événement. Nous empruntons cela au cercle d'or de Simon Sinek, qui consiste à aborder un projet en commençant par le "Pourquoi", c'est-à-dire l'objectif et la vision de l'événement, l'émotion qui nous relie tous à l'événement. Ensuite, le "Comment", le processus et l'approche de l'événement, et enfin le "Quoi", tous les résultats et spécificités de l'événement. Comprendre l'objectif - la raison d'être de l'événement - est essentiel pour guider toutes les décisions qui suivent.
Pouvez-vous nous donner un exemple de la manière dont vous appliquez le "Pourquoi" dans l'organisation de vos événements ?
Supposons qu'un client souhaite organiser une conférence pour présenter un nouveau produit. Le "pourquoi" pourrait être d'établir le client en tant qu'innovateur dans son secteur. Cet objectif influencera tout, depuis le thème et l'image de marque jusqu'au choix des orateurs et du contenu. Il s'agit de s'assurer que chaque élément de l'événement s'aligne sur l'objectif principal.
Une fois que le "pourquoi" est clair, quelle est la suite de votre processus de planification ?
Après avoir établi le "pourquoi", nous passons au "comment". C'est là que la stratégie entre en jeu. Nous commençons par définir les principaux objectifs et buts qui nous aideront à atteindre l'objectif de l'événement. Par exemple, si l'objectif est de faire participer un large public, nous pourrions décider d'incorporer des éléments interactifs ou des sondages en direct. Le "comment" consiste à traduire l'objectif en étapes réalisables.
Comment gérez-vous le budget au cours de cette phase ?
La budgétisation est une partie essentielle du processus de planification, et c'est là que le "Comment" et le "Quoi" du cadre de Sinek convergent vraiment. Une fois que nous savons ce qui doit être fait, nous pouvons allouer les ressources en conséquence. Nous donnons la priorité aux éléments qui contribuent directement à la réalisation des objectifs de l'événement. Par exemple, si des visuels de haute qualité sont essentiels pour impressionner les participants, nous veillons à ce qu'un budget suffisant soit alloué à l'équipement audiovisuel et à la mise en scène. Nous gardons toujours un œil sur le "pourquoi" afin d'éviter de dépenser trop pour des éléments qui n'apportent pas de valeur ajoutée.
Les plans d'urgence et la gestion des risques sont également essentiels. Comment les intégrez-vous dans votre stratégie ?
Absolument. Chez haca.studio, nous prenons très au sérieux la planification des mesures d'urgence. Nous commençons par identifier les risques potentiels, qu'il s'agisse de problèmes techniques, de conditions météorologiques pour les événements en plein air ou de changements réglementaires inattendus. Une fois la liste des risques établie, nous élaborons des plans d'urgence pour chacun d'entre eux. Il peut s'agir d'organiser du matériel de secours ou de prévoir un autre lieu de réunion. Il s'agit d'être préparé pour que, en cas de problème, l'événement puisse se poursuivre sans heurts.
Comment s'assurer que votre équipe et le client sont alignés pendant la phase de planification ?
La communication est essentielle. Nous organisons régulièrement des réunions avec notre équipe et le client pour nous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Nous créons également une documentation détaillée - délais, budgets, plans d'urgence - à laquelle tout le monde peut se référer. Cela nous permet non seulement de rester organisés, mais aussi d'instaurer un climat de confiance avec le client. Il sait que nous avons pensé à tous les détails et que nous sommes prêts à faire face à toute éventualité.
Conclusion
Enfin, quels conseils donneriez-vous à une personne qui débute dans l'organisation d'événements pour la phase de planification ?
Mon conseil est de toujours commencer par le "pourquoi". Comprendre l'objectif de l'événement vous donne une orientation claire et facilite la prise de décision. À partir de là, concentrez-vous sur la stratégie, soyez méticuleux dans l'établissement du budget et ayez toujours un plan de secours. Et, bien sûr, communiquez clairement avec votre équipe et votre client. Lorsque la phase de planification est bien menée, tout le reste se met en place beaucoup plus facilement.
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