Résoudre le casse-tête de l'organisation d'événements : Entretien avec Chiara Ceccarelli
Chez haca.studio, nous abordons la gestion d'événements en cinq phases essentielles : Planifier, Organiser, Communiquer, Exécuter et Évaluer. Chaque phase joue un rôle crucial dans la réussite d'un événement. Aujourd'hui, nous nous concentrons sur la deuxième phase - l'organisation - en nous entretenant avec Chiara Ceccarelli, l'une de nos gestionnaires d'événements expérimentés.
La phase d'organisation est celle où le travail de base effectué lors de la phase de planification commence à prendre forme. Il s'agit d'une étape critique qui implique la coordination de la logistique, depuis la sélection des lieux jusqu'à la recherche de fournisseurs. Nous nous sommes entretenus avec Chiara pour mieux comprendre son approche de cette phase vitale. Surnommée la "bâtisseuse de ponts", Chiara aborde chaque projet comme un puzzle complexe, assemblant les éléments avec la précision d'un maître artisan.
Chiara, pourriez-vous commencer par nous dire comment vous abordez la phase d'organisation de la gestion d'un événement ?
J'ai toujours été fasciné par les puzzles, en particulier par les blocs de construction. C'est d'ailleurs ainsi que j'aborde la phase d'organisation de la gestion d'un événement. Au début, je vois l'événement comme un ensemble de blocs de construction que nous devons assembler.
Une fois que la phase initiale a permis d'établir un plan clair, nous procédons à l'organisation de tous les éléments - lieu, restauration, orateurs, hébergement, etc. L'astuce consiste à comprendre quels sont les éléments les plus fragiles et qui nécessitent une attention particulière, et quels sont ceux qui sont les plus faciles à mettre en œuvre.
Par exemple, l'installation d'un conférencier de haut niveau peut être un "bloc" plus délicat qui doit être manipulé avec soin, alors que l'installation d'un équipement audiovisuel standard peut être un élément plus simple.
C'est une analogie intéressante. Comment décomposez-vous généralement cette phase en tâches gérables ?
Comme lorsque vous construisez avec des blocs, je commence par trier toutes les pièces. Je crée des listes de contrôle détaillées couvrant tous les aspects de l'événement - de la logistique du lieu à la gestion des conférenciers, en passant par les arrangements en matière de restauration et les exigences techniques.
Je classe ensuite ces tâches en fonction de leur complexité et de leur interdépendance. Certaines pièces doivent être mises en place avant d'autres, comme dans un puzzle complexe en 3D. Cette approche permet de s'assurer que nous construisons notre structure événementielle de la manière la plus efficace et la plus stable possible.
Avec autant d'éléments à gérer, comment établir des priorités ?
L'établissement de priorités est essentiel dans la phase d'organisation. J'utilise la matrice d'Eisenhower pour classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Cela m'aide, ainsi que mon équipe, à concentrer notre énergie là où elle est le plus nécessaire.
Par exemple, les tâches telles que la réservation du lieu et des principaux orateurs sont généralement à la fois urgentes et importantes, de sorte qu'elles sont prioritaires. En revanche, une tâche comme le choix des centres de table peut être importante pour l'esthétique générale, mais moins urgente, de sorte qu'elle peut être programmée plus tard.
C'est comme lorsque vous construisez une structure complexe : vous devez commencer par les fondations et les principaux éléments de soutien avant d'ajouter les éléments décoratifs.
Vous avez mentionné votre équipe à plusieurs reprises. Quelle est l'importance de la constitution d'une équipe dans cette phase et comment vous y prenez-vous ?
Une bonne équipe est absolument essentielle. Les membres de l'équipe doivent être des leaders à part entière et les meilleurs dans leur domaine. Tout est différent parce qu'il y a de la confiance.
Lorsque je constitue mon équipe, je recherche des personnes qui possèdent non seulement les compétences nécessaires, mais aussi des qualités de leadership. Chaque membre de l'équipe doit être capable de prendre des initiatives et de résoudre les problèmes de manière autonome. Cela crée un environnement de confiance et d'efficacité.
Je crois également qu'il faut favoriser une culture d'équipe où chacun se sent valorisé et écouté. Nous organisons régulièrement des séances de remue-méninges où toutes les idées sont les bienvenues. Cela permet non seulement de trouver des solutions créatives, mais aussi de renforcer le sentiment d'appartenance des membres de l'équipe.
Cela semble être une approche solide du développement de l'esprit d'équipe. Comment conciliez-vous la direction de votre équipe et l'accompagnement de vos clients durant cette phase ?
L'organisation d'un événement est toujours un équilibre entre le soutien et la direction. Parfois, vous devez prendre les choses en main et prendre des décisions difficiles, et d'autres fois, vous devez prendre du recul et aider votre équipe ou vos clients à concrétiser leur vision.
Je trouve qu'une communication claire sur les rôles et les attentes est cruciale. Je m'assure que tout le monde, y compris le client, sait où il peut prendre des décisions en toute autonomie et où il doit consulter d'autres personnes. Il s'agit de créer un cadre dans lequel chacun se sent responsabilisé, mais sait aussi qu'il peut compter sur un soutien lorsqu'il en a besoin.
Les événements s'accompagnent souvent de défis inattendus. Comment s'y préparer pendant la phase d'organisation ?
Ah, l'inattendu - le compagnon constant de l'organisateur d'événements ! Ma devise est la suivante : "Espérer le meilleur, prévoir le pire". Pendant la phase d'organisation, nous élaborons des plans détaillés de gestion des risques, en anticipant les problèmes potentiels et en préparant des mesures d'urgence.
Par exemple, si nous prévoyons un événement en plein air, nous aurons toujours un lieu intérieur de secours ou un plan pour installer rapidement une tente en cas de pluie. Ou encore, si nous comptons sur un conférencier particulier, nous prévoyons un remplaçant au cas où.
Comment gérez-vous les relations avec les vendeurs et les fournisseurs au cours de cette phase ?
La gestion des fournisseurs est un élément crucial de la phase d'organisation. Je crois qu'il est important d'établir des relations solides et respectueuses avec tous nos fournisseurs. Des contrats clairs, des lignes de communication ouvertes et des réponses rapides aux questions sont essentiels.
Je crée une fiche de contact détaillée avec les fournisseurs et je prévois des vérifications régulières à l'approche de l'événement. Cela permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et de régler rapidement tout problème éventuel.
Nous avons beaucoup parlé de la phase d'organisation proprement dite, mais que se passe-t-il une fois l'événement terminé ?
La phase post-événement est tout aussi cruciale que la planification et l'exécution. En fait, nous en parlerons plus en détail dans un prochain article de blog, mais je peux vous en donner un bref aperçu.
L'évaluation post-événement est l'étape où nous recueillons tous les enseignements qui nous permettront d'améliorer encore nos futurs événements. Nous recueillons les réactions des participants, analysons ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré, et documentons toutes nos conclusions.
C'est un peu comme si nous examinions un puzzle terminé. Nous examinons comment toutes les pièces s'emboîtent, nous identifions les zones où l'emboîtement n'était pas tout à fait correct et nous utilisons ces informations pour construire des "puzzles" encore meilleurs à l'avenir.
En conclusion, quel dernier conseil donneriez-vous à quelqu'un qui gère la phase d'organisation d'un événement ?
N'oubliez pas que la phase d'organisation est celle où vous posez les bases de la réussite. Soyez méticuleux dans votre planification, mais restez flexible. Constituez une équipe solide de responsables et favorisez une communication ouverte.
N'oubliez pas de prévoir l'imprévu - c'est souvent ce qui distingue les grands gestionnaires d'événements. Enfin, gardez toujours vos participants à l'esprit. En fin de compte, nous créons des expériences pour les gens, et c'est ce qui doit guider chacune de nos décisions.
Et si vous vous sentez dépassé, rappelez-vous l'analogie des blocs de construction. Prenez une pièce à la fois, concentrez-vous sur la façon dont elles s'assemblent et, avant même de vous en rendre compte, vous aurez construit quelque chose d'extraordinaire.
Conclusion
L'organisation d'un événement s'apparente à la résolution d'un puzzle complexe, dont chaque pièce joue un rôle essentiel dans la réalisation de l'image globale. Comme l'a expliqué Chiara Ceccarelli, la phase d'organisation ne se résume pas à la logistique : il s'agit d'une planification stratégique, d'un travail d'équipe efficace et d'une anticipation des imprévus. En abordant cette phase avec une attention méticuleuse aux détails, une communication claire et un état d'esprit proactif, les gestionnaires d'événements peuvent poser des bases solides pour la réussite. N'oubliez pas que chaque événement est un puzzle unique à résoudre et qu'avec la bonne approche, vous pouvez construire quelque chose de vraiment extraordinaire. Restez à l'écoute de notre prochain blog, où nous approfondirons les phases suivantes de la gestion d'événements, afin de vous assurer que chaque événement que vous planifiez est un succès retentissant.
En savoir plus
Découvrez d'autres de nos revues, un trésor d'idées précieuses, de conseils pratiques et de tendances du secteur qui permettront à vos événements de passer à la vitesse supérieure.
Commencez à développer votre entreprise
Construisez votre événement et votre communication avec nos experts
haca.studio est une agence événementielle basée à Bruxelles, spécialisée dans la création d'expériences mémorables adaptées aux besoins des clients.
