Stratégies de communication événementielle : Conseils d'experts pour impliquer votre public
Vous êtes-vous déjà demandé comment certains événements semblent attirer sans effort la bonne foule alors que d'autres peinent à remplir les sièges ? Le secret réside souvent dans une communication efficace. Pour éclairer cet aspect crucial de l'organisation d'un événement, nous avons invité deux experts de haca.studio à nous faire part de leurs réflexions.
Rencontrez Domiziana Marinelli et David Verleysen, le duo dynamique à l'origine des campagnes de haca.studio. Ils sont là pour vous donner des conseils pratiques qui vous permettront de communiquer comme un pro en un rien de temps.
Bienvenue, Domiziana et David. Commençons par les bases.
Qu'est-ce qui rend la communication événementielle vraiment efficace ?
Domiziana : Au cœur de la communication événementielle, il y a les gens qui se connectent aux gens. Plus nous apportons de soin et de qualité à notre campagne, plus ces liens se renforcent. Tout commence par la compréhension du "pourquoi" de votre événement et du briefing du consommateur. Votre stratégie de communication doit découler de ces éléments fondamentaux et se concentrer sur la création de liens authentiques.
Il est également essentiel de tenir compte du contexte dans lequel se déroule votre événement et de trouver les bonnes idées de campagne, ou épiphanies, comme les définit Mark Pollard. Prenez le temps de trouver les mots parfaits pour votre campagne, en gardant toujours à l'esprit que vous facilitez les liens entre les gens.
David : Exactement. La cohérence sur tous les canaux est essentielle, mais l'authenticité l'est tout autant. Montrez le côté humain de votre événement - laissez les organisateurs s'adresser directement au public, partagez des aperçus des coulisses et ne perdez jamais de vue la mission de l'événement. Cette approche permet de créer un lien plus personnel avec votre public.
Comment les organisateurs d'événements peuvent-ils créer et entretenir ces liens tout au long de leur stratégie de communication ?
Domiziana : La gestion de la communauté est cruciale. Il s'agit d'entretenir quotidiennement le projet et les relations qui s'y rattachent. Engagez-vous régulièrement auprès de votre public, répondez à ses questions et créez des opportunités de dialogue...
Ne sous-estimez pas non plus le pouvoir des communicateurs et des influenceurs, qui peuvent amplifier votre message en partageant la même mission ou les mêmes valeurs. Ils peuvent faire une énorme différence en diffusant votre message et en créant des liens authentiques. Choisissez des partenaires qui s'alignent sur les valeurs de votre événement et qui peuvent véritablement s'engager auprès de votre public cible.
David : Je suis tout à fait d'accord. Sur LinkedIn, par exemple, vous pouvez utiliser différents formats - posts, articles, lives et vidéos verticales - pour présenter différents aspects de votre événement et les personnes qui en sont à l'origine. Cette variété permet de maintenir l'intérêt et d'offrir à votre public de multiples points de contact avec votre événement.
Pensez également à allouer un budget aux médias payants. Bien que la portée organique soit précieuse, une stratégie payante bien planifiée peut considérablement accroître votre visibilité et vous aider à atteindre votre public cible de manière plus efficace.
Quels sont les pièges les plus courants auxquels les organisateurs d'événements doivent faire attention lorsqu'ils tentent de créer ces liens ?
Domiziana : L'un des principaux écueils est de se concentrer trop sur l'événement lui-même et pas assez sur les personnes auxquelles il s'adresse. N'oubliez pas que votre public veut savoir en quoi l'événement lui sera bénéfique et en quoi il correspond à ses intérêts ou à ses objectifs. Un autre problème est de négliger la communication post-événement. Les liens que vous avez tissés ne doivent pas s'arrêter à la fin de l'événement - assurez un suivi, partagez les moments forts et maintenez l'engagement de la communauté.
David : J'ajouterais que le fait de ne pas adapter votre style de communication aux différentes plates-formes ou aux différents segments de public peut être une occasion manquée. Chaque canal et chaque groupe peut nécessiter une approche légèrement différente pour favoriser des connexions significatives. De plus, il faut toujours avoir un plan de communication de crise, juste au cas où les choses ne se passeraient pas comme prévu.
Une question qui taraude de nombreux organisateurs d'événements est celle du choix du moment. Quand doivent-ils commencer leur campagne de communication ?
David : Le choix du moment est crucial dans la communication événementielle. En règle générale, vous devriez commencer votre campagne au moins 8 à 12 semaines avant la date de l'événement. Cela vous donne suffisamment de temps pour créer une dynamique et une anticipation, sans pour autant commencer trop tôt pour que les gens se désintéressent de l'événement.
Domiziana : Je suis d'accord, et j'ajouterais que le calendrier peut varier en fonction de la taille et du type d'événement. Pour les grandes conférences ou les événements industriels, il est préférable de commencer encore plus tôt, peut-être 4 à 6 mois à l'avance. Pour les événements locaux plus modestes, un délai de 6 à 8 semaines peut suffire.
David : Exactement. Quel que soit le calendrier choisi, il est important d'avoir un plan de communication structuré. Commencez par annoncer la date de l'événement, puis donnez progressivement plus de détails sur les conférenciers, les sessions ou les caractéristiques spéciales. Augmentez la fréquence de vos communications à mesure que la date de l'événement approche.
Domiziana : Et n'oubliez pas la communication post-événement. Prévoyez de rester en contact avec votre public pendant au moins 2 à 4 semaines après l'événement pour partager les points forts, recueillir des commentaires et entretenir les liens que vous avez tissés.
Enfin, quel conseil donneriez-vous à un responsable de la communication événementielle inexpérimenté ?
Domiziana : Gardez l'élément humain au premier plan. Votre communication doit refléter la passion et l'objectif de votre événement. Partagez des histoires, mettez en avant les personnes impliquées et créez un contenu qui résonne à un niveau personnel. Plus votre public pourra s'identifier à l'aspect humain de votre événement, plus il s'investira.
David : Adoptez le pouvoir de la communauté. Encouragez les participants, les intervenants et les partenaires à partager leur enthousiasme pour l'événement. Le contenu généré par les utilisateurs peut s'avérer incroyablement puissant pour créer des liens authentiques. N'oubliez pas que la création d'une communauté demande du temps et des efforts constants, mais les résultats en valent la peine. Commencez tôt, soyez cohérent et n'hésitez pas à utiliser des plateformes comme LinkedIn à leur plein potentiel - cela peut faire une réelle différence dans le succès de votre événement.
Conclusion
Une communication événementielle efficace va bien au-delà de la simple diffusion d'informations ; il s'agit de créer des liens authentiques avec votre public. Comme le soulignent Domiziana Marinelli et David Verleysen de haca.studio, comprendre le "pourquoi" de votre événement, s'engager de manière cohérente et maintenir l'authenticité sont des éléments cruciaux pour réussir. Qu'il s'agisse de gestion de communauté, de l'exploitation du pouvoir des influenceurs ou d'une campagne au bon moment, la bonne stratégie de communication peut faire toute la différence. N'oubliez donc pas de garder l'élément humain au premier plan, d'exploiter le pouvoir de la communauté et d'utiliser une approche structurée et multicanal pour atteindre votre public. Grâce à ces conseils d'experts, votre prochain événement sera à coup sûr un succès.
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