Alles wat je moet weten over GDPR in evenementen

GDPR-compliance is cruciaal bij het organiseren van evenementen, vooral voor NGO's. Het gaat niet alleen om het vermijden van boetes, maar ook om het opbouwen van vertrouwen bij je bezoekers. Als je organisatie persoonlijke gegevens verzamelt, zoals namen, e-mails of telefoonnummers, is GDPR van toepassing, zelfs als je evenement buiten de EU plaatsvindt.

Hulp nodig bij het lanceren van je evenement?

Wat is GDPR en waarom is het belangrijk?

De General Data Protection Regulation (GDPR) beschermt de privacy van EU-burgers door hen controle te geven over hun gegevens. Voor evenementplanners betekent dit:

Duidelijkheid over gegevensgebruik: Wees transparant over welke gegevens je verzamelt en waarom.
Expliciete toestemming: Verkrijg duidelijke, bevestigende toestemming voordat je gegevens van deelnemers opslaat of deelt.

GDPR-compliance is niet alleen een kwestie van legaliteit, maar toont ook respect voor de privacy van je deelnemers en vergroot hun vertrouwen in je organisatie.

Gedetailleerde informatie over GDPR vind je hier.

Verantwoord gegevens verzamelen en gebruiken

Verzamel bij het registreren van deelnemers alleen de informatie die essentieel is. Vraag bijvoorbeeld niet naar persoonlijke gegevens zoals geboortedata tenzij dat noodzakelijk is. Als je van plan bent om bezoekersgegevens te gebruiken voor toekomstige marketing of om ze te delen met sponsors, zorg er dan voor dat je expliciet toestemming krijgt. Maak je toestemmingsformulieren eenvoudig en gebruik opt-in selectievakjes die deelnemers actief moeten aanvinken. Ga voor praktisch advies over het beheren van evenementgegevens naar de GDPR-gids van Eventbrite.

Transparantie en toestemming

Transparantie is van vitaal belang. Deelnemers moeten begrijpen hoe hun gegevens worden gebruikt en met wie ze kunnen worden gedeeld. Zet een duidelijk privacybeleid op de registratiepagina van je evenement. Daarnaast hebben bezoekers het recht om toegang te vragen tot hun gegevens of om te vragen om de gegevens te verwijderen. Zorg ervoor dat je systemen klaar zijn om deze verzoeken efficiënt af te handelen. Raadpleeg voor meer informatie de European Data Protection Board (EDPB).

Gegevens beschermen en omgaan met inbreuken

Om de gegevens die je verzamelt te beschermen, gebruik je GDPR-compliant platforms zoals Stova, met functies zoals versleutelde opslag en toestemmingsbeheer. Het is ook essentieel om je team te trainen op GDPR-basisbeginselen, vooral als ze gegevens verwerken tijdens registraties of check-ins.

Ondanks uw inspanningen kan er toch een datalek ontstaan. Als dit gebeurt, moet je de relevante instanties zo snel mogelijk op de hoogte stellen. Een reactieplan zorgt ervoor dat je snel kunt handelen om getroffen deelnemers te informeren en corrigerende maatregelen te nemen. Raadpleeg voor ondersteuning de GDPR-richtlijnen voor inbreuken.

‍

Bestand downloaden

Conclusie

Compliance gaat over het respecteren van de privacy van je bezoekers. Een verantwoord beheer van hun gegevens bevordert het vertrouwen en zorgt voor een positieve ervaring. Dit is van onschatbare waarde voor NGO's die langdurige relaties willen onderhouden. Bekijk voor praktische hulpmiddelen de GDPR compliance checklist.

Wil je ondersteuning bij het GDPR-compliant maken van je evenementen? Neem dan contact op met haca.studio voor begeleiding op maat.

Meer lezen

Ontdek meer van onze tijdschriften, een schat aan waardevolle inzichten, praktische tips en trends uit de sector die je evenementen naar een hoger niveau tillen.