Hoe we onze tijd optimaliseren

1. Moet hebben: projectbeheertool

Als het aankomt op het efficiënt beheren van projecten, is Monday.com onze favoriete tool. Het is meer dan alleen een taakmanager: het is een centrale hub die alles georganiseerd en toegankelijk houdt voor het hele team. Dit is hoe we het gebruiken om tijd te besparen:

Duidelijk visueel overzicht: Monday.com biedt een visueel overzicht van al onze projecten. Met borden die kunnen worden aangepast om taken, tijdlijnen en voortgang weer te geven, kunnen we precies zien wat er gebeurt en wat er nog moet gebeuren. Voor evenementen kan dit betekenen dat we alles bijhouden, van leveranciersovereenkomsten tot posts op sociale media, alles op één plek.

Taak toewijzen en samenwerken: Elke taak kan worden toegewezen aan een specifiek teamlid, met deadlines, beschrijvingen en bijgevoegde bestanden. Dit voorkomt verwarring over wie waarvoor verantwoordelijk is en vermindert de behoefte aan heen-en-weer communicatie. Bij de voorbereiding van een evenement wijzen we bijvoorbeeld taken als "Catering bevestigen" of "Uitnodigingen voor het evenement versturen" toe aan teamleden, zodat iedereen zijn verantwoordelijkheden en deadlines kent.

Automatiseringen voor repetitieve taken: Een van de beste eigenschappen van een projectmanagementtool is de mogelijkheid om terugkerende taken te automatiseren. We stellen automatiseringen in voor routinematige acties, zoals het sturen van herinneringen wanneer deadlines naderen of het verplaatsen van voltooide taken naar een kolom 'Gereed'. Dit vermindert handmatige follow-ups en helpt het team zich te concentreren op meer strategische taken.

Waarom het werkt: Door deze tools te gebruiken, kunnen we projecten georganiseerd houden, taken effectief delegeren en onze workflow stroomlijnen. Het helpt het hele team om op één lijn te blijven zonder dat er constant vergaderingen of e-mail threads nodig zijn. Deze duidelijkheid en organisatie leiden tot een efficiënter gebruik van onze tijd, vooral in de hectische aanloop naar evenementen.

‍

‍

2. Onze beste praktijk: Prioritering door duidelijke planning

Een van de basisprincipes waar we bij zweren is prioriteiten stellen. Zonder duidelijke prioriteiten is het makkelijk om verstrikt te raken in dringende taken met weinig impact, waardoor de belangrijke taken op een zijspoor belanden. Dit is hoe we ervoor zorgen dat we altijd werken aan wat het belangrijkst is:

Begin met een planningssessie: Aan het begin van elk project of evenement houden we een planningssessie waarin we alle taken schetsen die gedaan moeten worden. We bepalen welke taken kritiek zijn en stellen duidelijke prioriteiten voor het team. Bijvoorbeeld, het regelen van de locatie en het bevestigen van belangrijke sprekers zijn taken die vroeg in het proces moeten worden voltooid, dus ze worden gemarkeerd als topprioriteiten.

Beperk vergaderingen tot het noodzakelijke: We hebben allemaal wel eens vergaderingen gehad die ook een e-mail hadden kunnen zijn en het is cruciaal dat we op dat moment het juiste hulpmiddel gebruiken. Voordat we een vergadering plannen, vragen we ons af of het probleem kan worden opgelost via een snel bericht, een e-mail of een opmerking op een gedeeld document. Als we moeten vergaderen, houden we de vergaderingen kort en doelgericht, met een duidelijke agenda en specifieke resultaten. Deze aanpak voorkomt dat tijd wordt verspild aan lange discussies die op een eenvoudigere manier hadden kunnen worden afgehandeld.

Asynchrone communicatie: Niet alle teamleden zijn op hetzelfde moment beschikbaar, vooral niet als er op verschillende locaties wordt gewerkt. We moedigen asynchrone communicatie aan: teamleden kunnen updates delen, om input vragen en feedback krijgen zonder dat iedereen tegelijk online hoeft te zijn. Dit is vooral handig voor projectplanning, waarbij snelle feedbacklussen vaak nodig zijn.

Waarom het werkt: Effectief prioriteiten stellen zorgt ervoor dat we onze tijd besteden aan taken die de grootste impact hebben. Door zaken met een hoge prioriteit als eerste aan te pakken, vermijden we de stress van haast op het laatste moment en kunnen we een gestage, gefocuste workflow handhaven. Deze aanpak helpt ook bij het beheren van de teammiddelen, zodat niemand wordt overspoeld met taken die later kunnen worden afgehandeld.

‍

‍

3. Onze essentiële tip: Automatiseer waar mogelijk

Automatisering is niet alleen voor IT: ook in communicatie en evenementenbeheer bespaart automatisering enorm veel tijd. Onze belangrijkste tip is om zoveel mogelijk routinetaken te automatiseren, zodat het team zich kan richten op waardevoller, creatiever werk. Hier zijn een paar manieren waarop we dit doen:

Automatiseer sociale-mediaposts: We gebruiken planningstools zoals Metricool om sociale-mediaposts weken van tevoren te plannen en in te plannen. Dit betekent dat we content voor de promotie van een evenement ruim van tevoren kunnen voorbereiden en dat de posts automatisch worden verstuurd, zonder dat iemand elke dag op "posten" hoeft te drukken.

Automatiseer e-mailcampagnes: Voor evenementen kunnen e-mailherinneringen, uitnodigingen en bedankbriefjes worden geautomatiseerd met platforms zoals Mailchimp. Door deze campagnes in een vroeg stadium op te zetten, zorgen we voor consistente communicatie zonder dat er voortdurend handmatige invoer nodig is.

Workflow automatiseringen instellen: Platformen zoals Monday.com en Slack bieden eenvoudige automatiseringen die ons tijd besparen, zoals het sturen van automatische herinneringen voor deadlines van taken of het verplaatsen van taken naar verschillende boards zodra ze voltooid zijn. Dit zorgt ervoor dat niets door de mazen van het net glipt en het team geen tijd hoeft te verspillen aan routine-updates.

Waarom het werkt: Automatisering zorgt voor de repetitieve, administratieve taken die veel tijd kunnen opslokken. Door deze processen te automatiseren, verminderen we de werkdruk op ons team, waardoor iedereen zich kan richten op de meer strategische en creatieve aspecten van het project. Dit zorgt ook voor consistentie, omdat taken elke keer op dezelfde manier worden uitgevoerd zonder afhankelijk te zijn van handmatige inspanning.

‍