Lessen geleerd uit Bid Management in de afgelopen jaren
Er is een moment in elke aanbesteding voor een project waar veel op het spel staat, waarop alles kristalliseert. Je hebt je onderzoek gedaan, je team samengesteld en je voorstel gemaakt. Nu sta je aan de afgrond en wacht je af of al je harde werk vruchten zal afwerpen. Bid management, met name in de institutionele evenementensector, is niet alleen een kwestie van hokjes aankruisen; het is een complexe dans van strategie, voorbereiding en aanpassingsvermogen. Voor een jong bureau als haca.studio waren de afgelopen jaren een masterclass in de kunst van het bieden. Onze reis door de wereld van biedingen was gevuld met nachtelijke brainstormsessies, nauwgezet onderzoek en af en toe een deadline die tot stilstand kwam. We hebben onderweg lessen van onschatbare waarde geleerd, waardoor we onze aanpak hebben veranderd om ervoor te zorgen dat we niet alleen concurreren, maar ook uitblinken. Deze blogpost gaat dieper in op deze lessen en biedt een verhaal met een combinatie van praktische inzichten en verhalen uit de praktijk.
Vroege administratieve voorbereiding
Stel je voor dat je aan het roer van een schip staat en aan een reis gaat beginnen. Zonder zorgvuldige voorbereiding - de koers uitzetten, zorgen dat er voorraden zijn en inzicht in de weerpatronen - kan de reis gedoemd zijn te mislukken nog voor hij begonnen is. Een vroegtijdige administratieve voorbereiding bij bidmanagement is vergelijkbaar met deze nauwgezette planning.
Organisatie van documenten: Elk noodzakelijk document, van financiële overzichten tot verslagen van eerdere prestaties, moet actueel en gemakkelijk toegankelijk zijn. We hebben op de harde manier geleerd dat het zoeken naar documenten op het laatste moment zelfs de best geplande plannen kan doen ontsporen. Bij haca.studio onderhouden we een digitale opslagplaats op OneDrive waar alle relevante documenten regelmatig worden bijgewerkt en van tags worden voorzien zodat ze gemakkelijk terug te vinden zijn. Dankzij deze paraatheid kunnen we snel en accuraat reageren, waardoor de wrijving die wordt veroorzaakt door het op het laatste moment zoeken naar documenten wordt verminderd.
Teamcoördinatie: Het vroegtijdig toewijzen van rollen zorgt ervoor dat elk teamlid zijn verantwoordelijkheden kent, voorkomt verwarring en bevordert een gevoel van eigenaarschap en verantwoordelijkheid. Tijdens een bijzonder strakke aanbesteding voor een EU-institutioneel project zorgden onze duidelijke rolverdelingen er bijvoorbeeld voor dat iedereen, van de financieel analist tot de contentschrijver, precies wist wat er werd verwacht. Dit organisatieniveau werd vergemakkelijkt door het gebruik van Monday.com om taken en deadlines bij te houden.
Beheer van tijdlijn: Een duidelijke tijdlijn met belangrijke mijlpalen helpt bij het bewaken van de voortgang en zorgt voor tijdige indiening, waarbij de valkuilen van haast op het laatste moment worden vermeden. Onze favoriete projectmanagementsoftware, Monday.com, heeft een grote rol gespeeld bij het maken en bijhouden van deze tijdlijnen. Door het aanbestedingsproces op te splitsen in beheersbare taken met vaste deadlines zorgen we ervoor dat iedereen op één lijn zit en zich bewust is van zijn rol.
Uitgebreid onderzoek
Louis Brandeis, de Amerikaanse advocaat die bekend stond om zijn gedetailleerde onderzoeken naar sociale kwesties, begreep dat grondig onderzoek in elke situatie het tij kon keren. Zijn werk leidde vaak tot belangrijke hervormingen omdat hij wist dat de duivel in de details zat. Op dezelfde manier is bij bidmanagement uitgebreid onderzoek de hoeksteen van een winnend voorstel.
De politieke en marktachtergrond van de klant begrijpen: Door diep in de politieke en marktcontext van een klant te duiken, kunnen we voorstellen op maat maken die aansluiten bij hun specifieke behoeften en uitdagingen. Toen we bijvoorbeeld een offerte voorbereidden voor een EU-institutioneel project, hebben we niet alleen de oppervlakte bekeken. We onderzochten het bredere politieke klimaat, de huidige wetgevingsprioriteiten en relevante economische factoren. Deze diepgaande duik bracht nuances aan het licht waardoor we ons voorstel beter konden afstemmen op de strategische doelen van de klant.
De klanten van de klant en hun behoeften analyseren: Ons onderzoek stopt niet bij onze directe klanten, maar strekt zich ook uit tot hun klanten. Door de behoeften en voorkeuren van de eindgebruikers te begrijpen, kunnen we voorstellen maken die op de hele waardeketen gericht zijn. Toen we een offerte indienden voor een evenement voor beleidsmakers, richtten we ons niet alleen op de directe klant. We verdiepten ons in de belangrijkste kwesties en zorgen van de beleidsmakers zelf en zorgden ervoor dat ons voorstel allesomvattend en zeer relevant was.
De kracht van vragen
Vragen zijn de onbezongen helden van offertebeheer. Het zijn de instrumenten die verborgen details aan het licht brengen, dubbelzinnigheden verduidelijken en onze expertise aantonen. De afgelopen jaren heeft de kwaliteit van de vragen die we aan het begin van een aanbestedingsproces stellen de richting en effectiviteit van onze voorstellen aanzienlijk beïnvloed.
Verzoeken van klanten grondig beoordelen: Het lezen en herlezen van het verzoek om een voorstel (RFP) is cruciaal. Elk woord kan een aanwijzing zijn voor de werkelijke behoeften van de klant. Door gerichte, doordachte vragen te stellen, kunnen we diepere inzichten krijgen in wat de klant het belangrijkst vindt. Tijdens een offerte voor een grootschalig evenement vroegen we bijvoorbeeld: "Wat zijn de belangrijkste resultaten die u met dit evenement wilt bereiken?". Deze eenvoudige vraag leidde tot een gesprek waarin prioriteiten naar voren kwamen die in eerste instantie niet naar voren kwamen in de RFP.
Deskundigheid aantonen door onderzoek: De vragen die we stellen weerspiegelen ons begrip van de sector en het specifieke project. Kwalitatief goede vragen kunnen indruk maken op klanten, omdat ze laten zien dat we kritisch en strategisch kunnen denken. Dit is ook een manier om de klant te laten zien dat er grondig naar haar behoeften wordt gekeken.
Technologie en hulpmiddelen
Door gebruik te maken van de juiste technologie en tools kan bidmanagement veranderen van een omslachtige taak in een gestroomlijnd proces. De hulpmiddelen die ons ter beschikking staan zijn onmisbare bondgenoten geworden in ons streven naar uitmuntendheid.
Essentiële hulpmiddelen voor offertebeheer: Onze favoriete projectmanagementtool, Monday.com, helpt bij het bijhouden van de voortgang, deadlines en deliverables en zorgt ervoor dat er niets tussen wal en schip valt. Voor realtime communicatie en samenwerking is Microsoft Teams een echte spelbreker, waarmee we naadloos updates, documenten en feedback kunnen delen. Uiteindelijk raden we tools als Trello aan voor taakbeheer en Asana voor het bijhouden van projecten, afhankelijk van de specifieke behoeften van het project.
Technologie inzetten voor efficiëntie en nauwkeurigheid: Geautomatiseerde tools kunnen helpen bij het beheren van repetitieve taken, zodat het team zich kan richten op strategische elementen. Software voor financiële analyse kan bijvoorbeeld snel nauwkeurige rapporten genereren, wat tijd bespaart en fouten vermindert.
Voortdurende verbetering
Wij geloven in "oefening baart kunst" of als we zeggen dat perfectie eigenlijk niet bestaat en er altijd ruimte is voor verbetering, dan geloven we in "oefening baart kunst". Elk bod, of het nu succesvol is of niet, biedt waardevolle lessen. Voortdurende verbetering houdt in dat je leert van ervaringen uit het verleden en die lessen toepast om toekomstige biedingen te verbeteren. Deze filosofie van niet-aflatende zelfverbetering is de drijfveer achter ons succes.
Leren van eerdere aanbestedingen: Het uitvoeren van evaluaties na een aanbesteding kan helpen bij het identificeren van wat goed werkte en wat niet. Deze analyse biedt inzichten die kunnen worden toegepast op toekomstige aanbestedingen. Na elke aanbesteding houden we een debriefingsessie om successen, uitdagingen en verbeterpunten te bespreken. Deze sessies zijn cruciaal geweest bij het verfijnen van onze strategieën en benaderingen.
Feedback implementeren en succes meten: Feedback gebruiken om onze processen en strategieën te verfijnen zorgt ervoor dat we ons voortdurend ontwikkelen en verbeteren. Metrics en benchmarks helpen ons om de effectiviteit van deze verbeteringen te meten. We volgen belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) zoals het aantal gewonnen biedingen, maar ook klanttevredenheidsscores of andere kwalitatieve gegevens en kwaliteitsmeting van voorstellen om ons succes te meten en gebieden voor verbetering te identificeren. Deze systematische benadering van feedback heeft ons geholpen een hoge standaard van uitmuntendheid te handhaven en onze prestaties voortdurend te verbeteren.
Conclusie
Bid management is een veelzijdig proces dat een nauwgezette voorbereiding, uitgebreid onderzoek, strategische vragen en effectieve samenwerking vereist. De lessen die we de afgelopen jaren bij haca.studio hebben geleerd, hebben niet alleen onze aanpak verbeterd, maar ook het belang van voortdurende verbetering en aanpassingsvermogen onderstreept. Door deze gedachten te delen, willen we een praktische gids bieden voor anderen die door het complexe landschap van bidmanagement navigeren. Terwijl we naar de toekomst kijken, blijven we toegewijd aan het verfijnen van onze strategieën en het leveren van uitzonderlijke resultaten voor onze klanten.
Bidmanagement gaat niet alleen over het winnen van projecten; het gaat over het opbouwen van relaties, het begrijpen van behoeften en het leveren van waarde. Elke aanbesteding is een kans om te leren, te groeien en uit te blinken. Met de juiste voorbereiding, de juiste vragen, de juiste hulpmiddelen, een vakkundig team en, last but not least, klaar staan om een sprankje geluk op te vangen, is succes niet alleen een mogelijkheid maar een onvermijdelijkheid.
Meer lezen
Ontdek meer van onze tijdschriften, een schat aan waardevolle inzichten, praktische tips en trends uit de sector die je evenementen naar een hoger niveau tillen.
Laat je bedrijf groeien
Bouw je evenement en communicatie met onze experts
haca.studio is een evenementenbureau gevestigd in Brussel, gespecialiseerd in het creëren van memorabele ervaringen op maat van de behoeften van de klant.
