De planningsfase van eventmanagement onder de knie krijgen (een interview met Harold)
Eventmanagement is een veelzijdig proces dat veel aandacht voor detail en strategisch denken vereist. Of het nu gaat om een grootschalige conferentie of een intieme bedrijfsbijeenkomst, succesvolle evenementen zijn afhankelijk van een gestructureerde aanpak. Bij haca.studio delen we het eventmanagementproces op in vijf essentiële fasen: Plannen, Organiseren, Communiceren, Uitvoeren en Beoordelen. Elke fase speelt een cruciale rol om ervoor te zorgen dat een evenement niet alleen aan de verwachtingen voldoet, maar deze zelfs overtreft.
In de planningsfase wordt de basis voor het evenement gelegd en worden de strategie, het budget en de risicomanagementplannen ontwikkeld. In de Organisatiefase wordt de logistiek gecoördineerd, van het selecteren van de locatie tot het regelen van de leveranciers. Communicatie is van vitaal belang tijdens het hele proces, maar het is vooral cruciaal om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden op één lijn zitten en op de hoogte zijn. In de Uitvoeringsfase komt het evenement tot leven en wordt alles wat gepland is uitgevoerd. Tot slot wordt in de evaluatiefase het succes van het evenement geëvalueerd en worden inzichten verzameld voor toekomstige verbeteringen.
Vandaag praten we met Harold, een Senior Expert in EU Evenementen en Communicatie, over de Planningsfase. Harold zal vertellen hoe hij door deze cruciale fase navigeert aan de hand van het Golden Circle-raamwerk van Simon Sinek en hoe dit het algehele succes van een evenement bepaalt.
Laten we beginnen met de basis: hoe pak je de planningsfase van een evenement aan?
Harold: Dank je. De planningsfase is absoluut cruciaal. Bij haca.studio zien we het als het fundament waarop al het andere wordt gebouwd. Zonder een solide plan kunnen zelfs de beste ideeën mislukken. Het eerste wat we doen is het "Waarom" achter het evenement duidelijk maken. Dit is iets wat we ontlenen aan het Golden Circle-raamwerk van Simon Sinek, dat erin bestaat een project te benaderen vanuit het "Waarom", wat het doel en de visie van het evenement is, de emotie die ons allemaal met het evenement verbindt. Dan het "Hoe", het proces en de aanpak van het evenement en tot slot het "Wat", alle resultaten en bijzonderheden van het evenement. Het begrijpen van het doel - waarom het evenement bestaat - is essentieel voor het sturen van elke beslissing die volgt.
Kun je ons een voorbeeld geven van hoe je het "Waarom" toepast bij het plannen van je evenement?
Stel dat een klant een conferentie wil organiseren om een nieuw product te introduceren. Het "Waarom" kan zijn om de klant te profileren als innovator in zijn branche. Dit doel bepaalt alles, van het thema en de huisstijl tot de keuze van de sprekers en de inhoud. Het gaat erom dat elk element van het evenement in lijn is met het hoofddoel.
Als het "Waarom" duidelijk is, wat volgt er dan in je planningsproces?
Nadat we het "Waarom" hebben vastgesteld, gaan we verder met het "Hoe". Dit is waar strategie om de hoek komt kijken. We beginnen met het schetsen van de belangrijkste doelstellingen en doelen die ons zullen helpen het doel van het evenement te bereiken. Als het doel bijvoorbeeld is om een groot publiek te betrekken, kunnen we besluiten om interactieve elementen of live polling in te bouwen. Het "Hoe" gaat over het vertalen van het doel in uitvoerbare stappen.
Hoe ga je in deze fase om met budgettering?
Budgettering is een cruciaal onderdeel van het planningsproces en het is waar het "Hoe" en "Wat" van Sineks raamwerk echt samenkomen. Zodra we weten wat er moet gebeuren, kunnen we de middelen dienovereenkomstig toewijzen. We geven prioriteit aan elementen die direct bijdragen aan het bereiken van de doelen van het evenement. Als visuals van hoge kwaliteit bijvoorbeeld belangrijk zijn om indruk te maken op de deelnemers, dan zorgen we ervoor dat er voldoende budget wordt toegewezen aan AV-apparatuur en staging. We houden altijd het "Waarom" in de gaten om te voorkomen dat we te veel uitgeven aan zaken die geen waarde toevoegen.
Noodplannen en risicobeheer zijn ook essentieel. Hoe integreer je deze in je strategie?
Absoluut. Bij haca.studio nemen we noodplannen heel serieus. We beginnen met het identificeren van potentiële risico's, of het nu gaat om technische problemen, weersomstandigheden voor buitenevenementen of onverwachte wijzigingen in de regelgeving. Zodra we een lijst met risico's hebben, ontwikkelen we voor elk risico een noodplan. Dit kan betekenen dat we back-upapparatuur moeten regelen of een alternatieve locatie stand-by moeten houden. Het gaat erom dat je voorbereid bent, zodat als er iets misgaat, het evenement probleemloos kan doorgaan.
Hoe zorg je ervoor dat je team en de klant op één lijn zitten tijdens de planningsfase?
Communicatie is hier essentieel. We houden regelmatig vergaderingen met ons team en de klant om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit. We maken ook gedetailleerde documentatie - tijdlijnen, budgetten, noodplannen - waar iedereen naar kan verwijzen. Dit houdt ons niet alleen georganiseerd, maar schept ook vertrouwen bij de klant. Ze weten dat we over elk detail hebben nagedacht en dat we voorbereid zijn op elke eventualiteit.
Conclusie
Tot slot, welk advies zou je iemand die nieuw is in eventmanagement geven over de planningsfase?
Mijn advies is om altijd te beginnen met het "Waarom". Het doel van het evenement begrijpen geeft je een duidelijke richting en maakt het nemen van beslissingen gemakkelijker. Van daaruit kun je je richten op de strategie, nauwgezet budgetteren en altijd een back-up plan hebben. En communiceer natuurlijk duidelijk met je team en je klant. Als je de planningsfase goed aanpakt, valt al het andere veel gemakkelijker op zijn plaats.
Meer lezen
Ontdek meer van onze tijdschriften, een schat aan waardevolle inzichten, praktische tips en trends uit de sector die je evenementen naar een hoger niveau tillen.
Laat je bedrijf groeien
Bouw je evenement en communicatie met onze experts
haca.studio is een evenementenbureau gevestigd in Brussel, gespecialiseerd in het creëren van memorabele ervaringen op maat van de behoeften van de klant.
