De puzzel van evenementenorganisatie oplossen: Een interview met Chiara Ceccarelli
Bij haca.studio benaderen we eventmanagement via vijf essentiële fasen: Plannen, Organiseren, Communiceren, Uitvoeren en Beoordelen. Elke fase speelt een cruciale rol in het succes van een evenement. Vandaag richten we ons op de tweede fase - Organisatie - door te spreken met Chiara Ceccarelli, een van onze ervaren eventmanagers.
In de Organisatiefase begint het grondwerk dat in de Planningsfase is gelegd, vorm te krijgen. Het is een kritieke fase waarin de logistiek wordt gecoördineerd, van het selecteren van locaties tot het regelen van leveranciers. We spraken met Chiara om inzicht te krijgen in haar aanpak van deze belangrijke fase. Chiara staat bekend als de 'bruggenbouwer' en benadert elk project als een complexe puzzel, waarbij ze elementen met de precisie van een meestervakman in elkaar past.
Chiara, kun je ons om te beginnen vertellen hoe jij de organisatiefase van eventmanagement aanpakt?
Ik ben altijd gefascineerd geweest door puzzels, vooral bouwstenen. Dat is ook hoe ik de organisatiefase van eventmanagement benader. In het begin zie ik het evenement als een verzameling bouwstenen die we in elkaar moeten zetten.
Zodra we in de beginfase een duidelijk plan hebben, gaan we verder met het organiseren van alle onderdelen - locatie, catering, sprekers, accommodatie, enzovoort. De truc is om te begrijpen welke blokken kwetsbaarder zijn en extra aandacht nodig hebben, en welke makkelijker te implementeren zijn.
Bijvoorbeeld, het vastzetten van een high-profile luidspreker kan een delicater 'blok' zijn dat zorgvuldig behandeld moet worden, terwijl het opzetten van standaard audiovisuele apparatuur een eenvoudiger stuk kan zijn.
Dat is een interessante analogie. Hoe deel je deze fase meestal op in behapbare taken?
Net als wanneer je met blokken bouwt, begin ik met het sorteren van alle stukjes. Ik maak gedetailleerde checklists voor elk aspect van het evenement, van de logistiek van de locatie tot het management van de sprekers, de catering en de technische vereisten.
Vervolgens categoriseer ik deze taken op basis van hun complexiteit en onderlinge afhankelijkheid. Sommige stukjes moeten eerder op hun plaats liggen dan andere, net als bij een complexe 3D-puzzel. Deze aanpak zorgt ervoor dat we onze evenementstructuur zo efficiënt en stabiel mogelijk opbouwen.
Hoe stel je prioriteiten als je zoveel zaken moet beheren?
Prioritering is essentieel in de organisatiefase. Ik gebruik de Eisenhower-matrix om taken te categoriseren op basis van hun urgentie en belang. Dit helpt mij en mijn team om onze energie daar in te zetten waar die het hardst nodig is.
Bijvoorbeeld, taken zoals de locatie en de belangrijkste sprekers zijn meestal zowel dringend als belangrijk, dus krijgen ze de hoogste prioriteit. Aan de andere kant kan iets als het kiezen van tafelversiering belangrijk zijn voor de algemene esthetiek, maar minder dringend, dus kan het later ingepland worden.
Het is net als wanneer je een complex bouwwerk bouwt - je moet beginnen met de fundering en de belangrijkste ondersteunende stukken voordat je de decoratieve elementen kunt toevoegen.
Je hebt het een paar keer over je team gehad. Hoe belangrijk is teambuilding in deze fase en hoe pak je dat aan?
Een goed team is absoluut essentieel. Ze moeten zelf leiders zijn en de beste in wat ze doen. Het maakt alles anders omdat er vertrouwen is.
Bij het samenstellen van mijn team ben ik op zoek naar individuen die niet alleen de nodige vaardigheden hebben, maar ook leiderschapskwaliteiten. Elk teamlid moet in staat zijn om initiatief te nemen en zelfstandig problemen op te lossen. Dit creëert een omgeving van vertrouwen en efficiëntie.
Ik geloof ook in het stimuleren van een teamcultuur waarin iedereen zich gewaardeerd en gehoord voelt. We hebben regelmatig brainstormsessies waar alle ideeën welkom zijn. Dit leidt niet alleen tot creatieve oplossingen, maar bevordert ook het gevoel van eigenaarschap onder de teamleden.
Dat klinkt als een sterke benadering van teambuilding. Hoe vind je de balans tussen het leiden van je team en het ondersteunen van je klanten in deze fase?
Het organiseren van een evenement is altijd een balans tussen ondersteunen en leiden. Soms moet je de leiding nemen en moeilijke beslissingen nemen, en andere keren moet je een stapje terug doen en je team of klanten ondersteunen bij het realiseren van hun visie.
Ik vind duidelijke communicatie over rollen en verwachtingen cruciaal. Ik zorg ervoor dat iedereen, ook de klant, weet waar ze autonoom beslissingen kunnen nemen en waar ze met anderen moeten overleggen. Het gaat erom een kader te creëren waarin iedereen zich gesterkt voelt, maar ook weet dat ze ondersteuning krijgen als ze die nodig hebben.
Evenementen gaan vaak gepaard met onverwachte uitdagingen. Hoe bereid je je hierop voor tijdens de organisatie?
Ah, het onverwachte - de constante metgezel van een evenementenplanner! Ik leef volgens het motto "Hoop op het beste, plan voor het ergste". Tijdens de organisatiefase maken we gedetailleerde risicomanagementplannen, anticiperen we op mogelijke problemen en bereiden we noodmaatregelen voor.
Als we bijvoorbeeld een buitenevenement plannen, hebben we altijd een back-up binnenlocatie of een plan om snel een tent op te zetten als het regent. Of als we rekenen op een bepaalde spreker, dan hebben we altijd een vervanger klaarstaan voor het geval dat.
Hoe beheer je de relaties met leveranciers tijdens deze fase?
Leveranciersbeheer is een cruciaal onderdeel van de organisatiefase. Ik geloof in het opbouwen van sterke, respectvolle relaties met al onze leveranciers. Duidelijke contracten, open communicatielijnen en snelle reacties op vragen zijn allemaal essentieel.
Ik maak een gedetailleerd contactformulier voor leveranciers en plan regelmatige controlebezoeken naarmate het evenement dichterbij komt. Zo weet je zeker dat iedereen op één lijn zit en kun je eventuele problemen snel oplossen.
We hebben het veel gehad over de organisatiefase zelf, maar wat gebeurt er na afloop van het evenement?
De fase na het evenement is net zo cruciaal als de planning en de uitvoering. We zullen hier in een volgend blogartikel dieper op ingaan, maar ik kan je alvast een kort overzicht geven.
Evaluatie na het evenement is waar we alle lessen verzamelen die onze toekomstige evenementen nog beter zullen maken. We verzamelen feedback van deelnemers, analyseren wat goed ging en wat beter kan en documenteren al onze inzichten.
Zie het als het onderzoeken van onze voltooide puzzel. We kijken hoe alle stukjes in elkaar passen, identificeren gebieden waar de pasvorm niet helemaal goed was en gebruiken deze inzichten om in de toekomst nog betere 'puzzels' te bouwen.
Nu we afsluiten, welk laatste advies zou je geven aan iemand die de organisatiefase van een evenement beheert?
Vergeet niet dat je in de organisatiefase de basis legt voor succes. Wees nauwgezet in je planning, maar blijf ook flexibel. Bouw een sterk team van leiders en zorg voor open communicatie.
Vergeet niet te plannen voor het onverwachte - dat is vaak wat goede eventmanagers onderscheidt. Houd tot slot altijd je bezoekers in gedachten. Uiteindelijk creëren we ervaringen voor mensen en dat moet de leidraad zijn bij elke beslissing die we nemen.
En als je je ooit overweldigd voelt, denk dan aan de bouwstenen. Doe het stukje bij beetje, concentreer je op hoe ze in elkaar passen en voor je het weet, heb je iets verbazingwekkends gebouwd.
Conclusie
Het organiseren van een evenement is als het oplossen van een complexe puzzel, waarbij elk stukje een vitale rol speelt in het bereiken van het grotere geheel. Zoals Chiara Ceccarelli vertelde, gaat de Organisatiefase over meer dan alleen logistiek. Het gaat over strategische planning, effectief teamwerk en anticiperen op het onverwachte. Door deze fase te benaderen met nauwgezette aandacht voor detail, duidelijke communicatie en een proactieve instelling, kunnen evenementmanagers een sterke basis leggen voor succes. Onthoud dat elk evenement een unieke puzzel is die opgelost moet worden en met de juiste aanpak kun je iets heel bijzonders bouwen. Blijf kijken voor onze volgende blog, waarin we dieper ingaan op de volgende fasen van eventmanagement, zodat elk evenement dat je plant een doorslaand succes wordt.
Meer lezen
Ontdek meer van onze tijdschriften, een schat aan waardevolle inzichten, praktische tips en trends uit de sector die je evenementen naar een hoger niveau tillen.
Laat je bedrijf groeien
Bouw je evenement en communicatie met onze experts
haca.studio is een evenementenbureau gevestigd in Brussel, gespecialiseerd in het creëren van memorabele ervaringen op maat van de behoeften van de klant.
