De ultieme gids voor het plannen van duurzame evenementen: A-Z van milieuvriendelijk evenementenbeheer

De evenementenindustrie van de 21e eeuw draait niet alleen om glamour en spektakel; we moeten ook rekening houden met de impact van onze activiteiten op het milieu. Nu klimaatverandering en ecologische achteruitgang steeds urgenter worden, is duurzaam evenementbeheer belangrijker dan ooit. Deze gids is een uitgebreide bron voor het van A tot Z plannen van duurzame evenementen. Door milieuvriendelijke praktijken toe te passen, kunnen evenementplanners ervaringen creëren die niet alleen gedenkwaardig maar ook verantwoord zijn.

‍

Hulp nodig bij het lanceren van je evenement?

Inhoudsopgave

Duurzaamheid begrijpen in evenementenbeheer
‍
Waarom duurzame evenementen belangrijk zijn
‍
De ecologische voetafdruk van uw evenement beoordelen
‍
Locatiekeuze: Milieuvriendelijke ruimtes
‍
De logistiek van uw evenement vergroenen
‍
Afvalbeheer: De drie V's
‍
Eten en drinken: Biologisch en lokaal
‍
Technologie en duurzaamheid
‍
Marketing van uw groene evenement
‍
Succes meten: Milieuvriendelijke KPI's
‍
Conclusie

‍

1 Duurzaamheid begrijpen in evenementenbeheer

Duurzaamheid in evenementmanagement betekent het bewust plannen en uitvoeren van evenementen om negatieve gevolgen voor het milieu, de maatschappij en de economie te minimaliseren. Het gaat om de balans tussen het succes van het evenement en de verantwoordelijkheid om onze planeet te beschermen en te behouden.

‍

Belangrijkste elementen van een duurzaam evenement

Energie-efficiëntie: Van de locatie tot de verlichting, hoe energiezuinig zijn de elementen van je evenement?
Afvalbeheer: Wat gebeurt er met al het afval dat tijdens het evenement wordt geproduceerd?
Vervoer: Hoe komen mensen van en naar je evenement en wat is de impact op het milieu?
Eten en drinken: Is het voedsel duurzaam geproduceerd? Zijn de voedsel- en drankverpakkingen biologisch afbreekbaar of recyclebaar?

‍

De drie pijlers van duurzaamheid

Inzicht in de drie pijlers - Mensen, Winst en Planeet - is cruciaal voor elke evenementenplanner. Deze pijlers dienen als een uitgebreid raamwerk voor het plannen en uitvoeren van duurzame evenementen.

‍

2 Waarom duurzame evenementen belangrijk zijn

De evenementenbranche is van oudsher berucht om zijn verspilling. Traditionele evenementen kunnen zeer belastend zijn voor het milieu, van tonnen wegwerpgoederen tot een hoog energieverbruik.

‍

Economische voordelen

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, zijn duurzame evenementen op de lange termijn vaak kosteneffectiever. De besparingen op energie, materialen en afvalverwerking kunnen aanzienlijk zijn.

‍

Sociale impact

Het promoten van duurzame praktijken moedigt deelnemers aan om bewust om te gaan met hun gedrag, het verspreiden van bewustzijn en het bevorderen van een cultuur van verantwoordelijkheid.

‍

Bescherming van het milieu

Het meest voor de hand liggende voordeel is de positieve impact op het milieu, het verminderen van de koolstofvoetafdruk en afval.

‍

Impact op lange termijn

De langetermijneffecten van duurzame praktijken reiken verder dan je evenement. Ze beïnvloeden bezoekers, moedigen hen aan om meer verantwoorde gewoonten aan te nemen en kunnen zelfs een norm stellen voor andere evenementen in de branche.

‍

3. De ecologische voetafdruk van je evenement beoordelen

Voordat je verbeteringen kunt aanbrengen, moet je weten waar je staat. Gebruik tools en calculators die ontworpen zijn om de ecologische voetafdruk van een evenement te evalueren. Deze beoordelen energieverbruik, afvalproductie, waterverbruik en transport.

‍

Koolstofvoetafdruk

Bereken de koolstofuitstoot van je evenement, rekening houdend met transport, energieverbruik tijdens het evenement en afval.

‍

Afvalaudit

Voer een afvalaudit uit om te zien hoeveel afval er wordt geproduceerd en hoeveel er wordt gerecycled of gecomposteerd.

‍

Waterverbruik

Beoordeel de hoeveelheid water die wordt gebruikt en probeer waar mogelijk gerecycled water te gebruiken, vooral voor landschapsarchitectuur of buitenkoeling.

‍

4 Locatiekeuze: Milieuvriendelijke ruimtes

Een groene locatie kiezen is een van de meest impactvolle keuzes. Zoek naar locaties die:

Hernieuwbare energiebronnen gebruiken
Goede verbindingen met het openbaar vervoer
Een robuust recyclingprogramma hebben
Gemaakt zijn van duurzame materialen
Energie-efficiënte verlichting en HVAC-systemen hebben

‍

Certificering

Ga op zoek naar locaties met duurzaamheidscertificeringen van gerenommeerde organisaties, omdat dit over het algemeen een basisniveau van duurzaamheid garandeert.

‍

Locatie

Een centrale locatie kan de behoefte aan transport verminderen, waardoor de totale ecologische voetafdruk van het evenement kleiner wordt.

‍

Energie- en waterefficiëntie

Bestudeer de nutsvoorzieningen van de locatie. Gebruiken ze hernieuwbare energie? Wat is hun afvalverwerkingsbeleid? Hebben ze waterbesparende armaturen?

‍

Catering

Kijk of de locatie duurzame cateringopties biedt, waaronder lokale en seizoensgebonden producten en vegetarische en veganistische opties.

‍

5 De logistiek van uw evenement groener maken

‍

Vervoer

Als het gaat om het verminderen van de impact van je evenement op het milieu, is transport een cruciale factor om rekening mee te houden. De uitstoot van verschillende vervoersmiddelen kan aanzienlijk bijdragen aan de ecologische voetafdruk van je evenement. Hier lees je hoe je het vervoer van je evenement groener kunt maken:

‍

Elektrische en hybride shuttles

Overweeg om elektrische of hybride pendeldiensten in te huren om deelnemers van centrale locaties naar de locatie van je evenement te vervoeren. Dit vermindert het aantal individuele autoritten en dus ook de uitstoot.

‍

Stimulansen voor openbaar vervoer

Werk samen met plaatselijke openbaarvervoersdiensten om korting of zelfs gratis kaartjes te geven aan je bezoekers. Zorg ervoor dat de dienstregeling handig is en aansluit op het schema van je evenement.

‍

Fiets en wandel naar het evenement

Moedig bezoekers aan om met de fiets of lopend naar je evenement te komen door te zorgen voor veilige fietsenrekken en goed verlichte wandelpaden. Het aanbieden van kleine prikkels zoals een gratis waterfles of een exclusieve badge voor het evenement kan al veel opleveren.

‍

Carpoolen

Zorg voor een online platform waar deelnemers verbinding kunnen maken om te carpoolen. Een speciaal ritdeelplatform kan mensen ook aanmoedigen om vervoer te delen, waardoor er minder voertuigen worden gebruikt.

Bewegwijzering en materialen

De materialen die je kiest voor je evenement kunnen de impact op het milieu aanzienlijk beïnvloeden. Van de banners die bezoekers verwelkomen tot de richtingborden en het promotiemateriaal, elk element kan bijdragen aan afval of duurzaamheid.

‍

Digitale bewegwijzering

Digitale bewegwijzering kan eenvoudig worden bijgewerkt, zodat er niet voor elk evenement nieuw materiaal hoeft te worden afgedrukt. Dit bespaart niet alleen geld, maar vermindert ook de hoeveelheid afval. Gebruik LCD-schermen die strategisch geplaatst zijn om bezoekers door de locatie te leiden.

‍

Duurzame fysieke bewegwijzering

Als digitale bewegwijzering niet haalbaar is, gebruik dan fysieke borden gemaakt van duurzame materialen zoals gerecycled aluminium of bamboe. Gebruik daarnaast milieuvriendelijke inkt voor het printen.

‍

Herbruikbaar ontwerp

Houd bij het ontwerpen van fysieke bewegwijzering rekening met hergebruik. Zorg ervoor dat borden gemakkelijk kunnen worden bijgewerkt voor toekomstige evenementen door verwisselbare elementen op te nemen die data, sprekers of sponsors kunnen veranderen.

‍

Recyclingsprogramma voor bewegwijzering

Als je na het evenement borden hebt die niet hergebruikt kunnen worden, implementeer dan een recyclingprogramma om ervoor te zorgen dat deze materialen niet op de vuilnisbelt belanden.

‍

6 Afvalbeheer: De drie V's

‍

Verminder

Afval verminderen bij de bron kan de impact van je evenement op het milieu aanzienlijk verminderen.

‍

Digitale alternatieven

Stap waar mogelijk over op digitale platforms. Van uitnodigingen en tickets tot programma's en feedbackformulieren, elk bespaard stukje papier maakt een verschil.

‍

Swag verminderen

Bespaar op de alomtegenwoordige conferentiespullen zoals merkpennen, notitieblokken en waterflesjes voor eenmalig gebruik. Bied essentiële spullen aan die praktisch en herbruikbaar zijn, zoals een waterfles van goede kwaliteit of een draagtas.

‍

Beperk voedselverspilling

Coördineer nauw met cateraars om de juiste hoeveelheid eten te bereiden. Gebruik platforms waarmee deelnemers hun maaltijden vooraf kunnen selecteren om nauwkeurige aantallen te krijgen en verspilling te verminderen.

Door te focussen op herbruikbaarheid kunnen afval en kosten aanzienlijk worden beperkt.

Hergebruik

Door te focussen op herbruikbaarheid kunnen afval en kosten aanzienlijk worden beperkt.

‍

Decoratieverhuur

In plaats van decoraties te kopen die je maar één keer gebruikt, kun je ook overwegen om ze te huren. Bedrijven bieden een breed scala aan herbruikbare decoraties, aangepast aan het thema van je evenement.

‍

Herbruikbaar servies

Vervang wegwerpborden, bekers en bestek door herbruikbaar servies. Als dit niet mogelijk is, kies dan voor composteerbare opties.

‍

Badge inleverprogramma

Zorg voor stimulansen voor deelnemers om hun badges aan het einde van het evenement in te leveren voor toekomstig hergebruik. Een kleine beloning, zoals korting op toekomstige evenementen, kan als motivatie dienen.

‍

Stoffen spandoeken

Gebruik stoffen spandoeken in plaats van vinyl spandoeken. Ze zijn gemakkelijker op te bergen, opnieuw op te rollen en opnieuw te gebruiken voor toekomstige evenementen. Stoffen banners zien er ook beter uit en voegen een vleugje klasse toe aan je evenement.

Recycle

Ondanks je inspanningen is afval onvermijdelijk. Zorg ervoor dat je een plan hebt om hier op een verantwoorde manier mee om te gaan. Recycleerbakken moeten duidelijk gemarkeerd zijn en overal op de locatie beschikbaar zijn. Neem na het evenement contact op met lokale recyclingbedrijven om ervoor te zorgen dat het afval op de juiste manier wordt verwerkt.

‍

7 Eten en drinken: Biologisch en lokaal

‍

Lokale producten

Lokale inkoop van eten en drinken vermindert niet alleen je ecologische voetafdruk, maar ondersteunt ook lokale bedrijven.

‍

Biologische keuzes

Biologisch voedsel wordt geproduceerd zonder schadelijke pesticiden en is vaak verser omdat het geen conserveringsmiddelen bevat. Door biologisch te kiezen, maak je een gezondere keuze voor je deelnemers en voor de planeet.

‍

Dienstverlening

Zeg nee tegen plastic voor eenmalig gebruik, inclusief rietjes en bestek. Kies voor herbruikbaar of composteerbaar servies.

‍

Portiecontrole

Overweeg een strategie voor portiecontrole om voedselverspilling te minimaliseren. Dit kan een buffetachtige maaltijd zijn waarbij de deelnemers zichzelf bedienen, zodat ze alleen nemen wat ze opeten.

‍

8 Technologie en duurzaamheid

‍

Virtuele componenten

Neem virtuele aspecten op in je evenement zodat een breder publiek aanwezig kan zijn zonder de milieukosten van reizen.

‍

Energie-efficiënte technologie

Kies voor LED-verlichting, Energy Star-apparatuur en andere milieuvriendelijke technische opties om het energieverbruik tot een minimum te beperken.

‍

Digitale bewegwijzering

Kies waar mogelijk voor digitale in plaats van gedrukte bewegwijzering. Dit vermindert papierverspilling en stelt je in staat om real-time updates te maken.

‍

9 Marketing van je groene evenement

‍

Milieuvriendelijke uitnodigingen

Overweeg digitale uitnodigingen om papierafval te verminderen. Als papieren uitnodigingen een must zijn, ga dan op zoek naar bedrijven die gerecycled papier of andere milieuvriendelijke opties aanbieden.

‍

Sociale media

Gebruik sociale mediaplatforms om niet alleen je evenement te promoten, maar ook om potentiële bezoekers te informeren over de duurzame aspecten van het evenement.

‍

Samenwerkingsverbanden

Werk samen met gelijkgestemde bedrijven of beïnvloeders die kunnen helpen bij het promoten van je evenement bij een breder maar doelgericht publiek dat geïnteresseerd is in duurzaamheid.

‍

10 Succes meten: Milieuvriendelijke KPI's

Na het evenement is het essentieel om de impact op het milieu te meten. Belangrijke prestatie-indicatoren kunnen zijn:

‍

Koolstofvoetafdruk

Bereken de totale koolstofuitstoot van je evenement, rekening houdend met transport, energieverbruik en andere factoren die een rol spelen.

‍

Afvalverwijderingspercentage

Meet het percentage afval dat niet op de stortplaats terechtkwam door recycling of compostering.

‍

Deelnemersbetrokkenheid

Verzamel feedback over uw duurzaamheidsinspanningen van deelnemers via enquêtes na afloop van het evenement om hun betrokkenheid en suggesties voor toekomstige verbeteringen te peilen.

‍

Bestand downloaden

Conclusie

Het creëren van een duurzaam evenement is een ethische keuze en vaak een slimme financiële beslissing. Het vereist een veelzijdige aanpak, van planning en uitvoering tot analyse na afloop van het evenement.
Het integreren van duurzaamheid is niet langer een 'nice-to-have' maar een 'must-have' in het hedendaagse evenementenplanningslandschap. In deze gids vind je de essentiële knowhow om je duurzame evenementen effectief te plannen.

‍

Meer lezen

Ontdek meer van onze tijdschriften, een schat aan waardevolle inzichten, praktische tips en trends uit de sector die je evenementen naar een hoger niveau tillen.