Wat je moet zoeken in een locatie (en waarom het van jou afhangt)
We hebben het allemaal wel eens meegemaakt. Je loopt een prachtige ruimte binnen, vol beloftes en perfecte verlichting, om je halverwege je evenement te realiseren dat de akoestiek een nachtmerrie is, dat er geen laadperron is of dat het personeel na zonsondergang verdwijnt. De waarheid is dat er niet zoiets bestaat als een perfecte locatie voor een evenement - maar dat betekent niet dat je niet de juiste locatie kunt vinden voor jouw specifieke behoeften.
Of je nu een merkactivatie, een panel, een workshop, een gemeenschapsbijeenkomst of een feest organiseert dat precies goed moet zijn, de locatie kan de ervaring maken of breken. Dus hoe vind je de juiste locatie?
Het begint met het begrijpen van je intentie.
Voordat je nadenkt over vierkante meters of plafondhoogte, moet je duidelijk krijgen wat je "waarom" is. Probeer je mensen onder te dompelen in een merkwereld, een gemeenschap op te bouwen door middel van verbinding, de teamgeest te versterken of een mijlpaal te vieren met stijl en ziel? Een productlancering vraagt om iets heel anders dan een verhalensalon, net zoals een feest op de late avond andere dingen nodig heeft dan een rustige, gerichte workshop. Je antwoorden geven vorm aan elke andere beslissing, van de lay-out tot de locatie.
Toch zijn er, zelfs met een sterke visie, een aantal veelvoorkomende valkuilen die een anders geweldig evenement kunnen doen ontsporen. Toegankelijkheid is een belangrijke - niet alleen voor gasten met mobiliteitsbehoeften, maar ook in termen van hoe gemakkelijk het is om er te komen. Een locatie kan er online perfect uitzien, maar als het kilometers verwijderd is van het openbaar vervoer of als je een lange wandeling bergop moet maken zonder parkeergelegenheid, ben je mensen al kwijt voordat ze er zijn. En dan is er nog het team achter de locatie. Als de communicatie traag, onduidelijk of te star is, is dat een rode vlag. Je wilt partners, geen poortwachters.
Vergeet ook de verborgen kosten niet. Sommige locaties hebben een lange lijst met extra kosten - kurkengeld, overuren, verplichte interne leveranciers - en die lopen snel op. En dan is er nog de ongrijpbare maar cruciale kwestie van de sfeer. Een locatie kan objectief gezien mooi zijn, maar totaal niet passen bij jouw merk of doel. Als dat gebeurt, voelt alles een beetje vreemd.
Zodra je de pijnpunten hebt omzeild, is het tijd om in te zoomen op de details die een locatie echt geschikt maken voor jouw evenement. Begin met je publiek. Wie zijn ze? Inwoners of reizigers? Bedrijfsleiders of artiesten? Tieners of gepensioneerden? Hun behoeften en verwachtingen moeten alles bepalen, van toegankelijkheid tot stijl tot planning.
Dan is er nog de locatie. Het gaat niet alleen om centraliteit, maar ook om context. Wat zegt de buurt? Is het er levendig, rustig, gewaagd, veilig, overdreven? Kunnen mensen er gemakkelijk komen met het openbaar vervoer of de auto? Is er een plek in de buurt waar je eerst iets kunt eten of daarna kunt uitrusten?
De ruimte zelf is ook belangrijk, niet alleen hoeveel mensen erin kunnen, maar ook hoe het aanvoelt. Kan het zittende diners en rondzwervende zwervers aan? Is het geschikt voor installaties, podia of laat op de avond dansen? Denk na over licht, akoestiek en of je zowel binnen- als buitenopties nodig hebt. Lay-out is een van de krachtigste (en meest onderschatte) hulpmiddelen bij het creëren van ervaring.
Diensten zijn een ander gebied om te verkennen. Sommige locaties hebben een volledig team, eigen techniek, meubilair en zelfs catering. Andere zijn blanco doeken - en dat is prima, zolang je maar weet dat je alles zelf moet regelen. Zorg ervoor dat je de regels begrijpt: mag je je eigen leveranciers meenemen? Wat is inbegrepen? Wie leidt de show op de dag zelf?
En dan is er natuurlijk nog de sfeer. Een goede locatie ondersteunt je visie zonder ermee te concurreren. Sommige ruimtes zijn karakterrijk en perfect zoals ze zijn; andere zijn ruw en transformeerbaar.
Waar het om gaat is of de omgeving het verhaal dat je probeert te vertellen versterkt.
Een paar laatste details kunnen een verrassend groot verschil maken:
- Geluidsbeperkingen, vooral als je van plan bent laat te gaan.
- Gemakkelijk in- en uitladen voor verkopers.
- Verzekeringseisen en wie waarvoor verantwoordelijk is.
- Een goed weerplan als een deel van het evenement buiten plaatsvindt.
Uiteindelijk gaat het bij het kiezen van een locatie minder om het aanvinken van vakjes en meer om duidelijkheid. Duidelijkheid over je doelen. Duidelijkheid over je mensen. Duidelijkheid over de ervaring die je wilt creëren. Als je dat hebt, zal de perfecte locatie niet aanvoelen als een speld in een hooiberg, maar als een spotlight.
En als je ooit vastzit, maak je dan geen zorgen. We zijn hier vrij goed in. Je weet waar je ons kunt vinden.
Conclusie
Meer lezen
Ontdek meer van onze tijdschriften, een schat aan waardevolle inzichten, praktische tips en trends uit de sector die je evenementen naar een hoger niveau tillen.
Laat je bedrijf groeien
Bouw je evenement en communicatie met onze experts
haca.studio is een evenementenbureau gevestigd in Brussel, gespecialiseerd in het creëren van memorabele ervaringen op maat van de behoeften van de klant.
